Что такое авансовый отчёт и для чего он нужен организации
12 июня 2016 г. — Банки России
Чтобы не допустить бесконтрольного расходования денежных средств, в организациях применятся такая форма контроля, как авансовая отчётность.
Перво-наперво, это подтверждающий документ траты денежных средств, выданных уполномоченному лицу на подотчёт. Являясь документом первичного учёта, он с приколотыми к нему документами подаётся в бухгалтерию для проверки потраченных сумм и списания всех документированных расходов. Затем утверждается руководителем и закрывается отчёт.
Чтобы сотрудник мог получать деньги на свой авансовый отчет, на него должен быть издан приказ по организации о его материальной ответственности за те или иные денежные расходы. В приказе точно указываются сроки времени выдачи подотчётных средств. Потому что это время по законодательству должно быть чётко регламентировано. Сами денежные средства сотрудник должен получить через кассу организации с получением расходного ордера. В расходном ордере полученная на подотчёт сумма должна быть расписана по пунктам предназначения, например – это на дорогу, а это на покупку запчастей.
По существующему закону, не позднее 3 дней по окончанию указанного в расходном ордере срока пользования средствами, сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию оправдательные документы о потраченных денежных суммах. То же делается после поездки сотрудника в командировку. Кроме того, к авансовой отчётности прикалываются все имеющиеся документы, подтверждающие использование денежных средств – билеты за проезд, чеки на покупки и проживание в гостиницах, расходы на топливо. Всё это представляется в единственном экземпляре. Получив все документы, бухгалтерия может сделать окончательный расчёт и выявить правильность расхода полученной суммы.
Прежде чем подтвердить корректность расходования денежных средств, бухгалтер должен скрупулёзно проверить полученные документы и правильность их заполнения. В документах не должно быть исправлений, подчисток и помарок. Затем только отчет отмечается как проверенный и отдаётся на утверждение. Бухгалтером пишется расписка и передаётся лицу, составляющему этот отчёт. Со стороны бухгалтерии ставится две подписи с расшифровкой фамилии, имени, отчества. Одна – бухгалтера, который проверял документы и вторая – главного бухгалтера.
Для чего нужен авансовый отчёт.
В первую очередь в эти отчёты нужны для расчётов с материально-ответственными лицами. Во-вторых, сам авансовый отчёт – это документ обязательной отчётности и представляет собой двусторонний бланк. На его лицевой стороне указываются сведения о подотчётном лице. На обратной стороне в соответствующих графах (с 1 по 6) заносятся сведения о фактических расходах, с приложением подтверждающих документов. В остальных графах (с 7 по 10) делает свою отметку бухгалтер о расходах, принятых к учету бухгалтерией. Окончательно проверенные документы и авансовый отчёт подписываются руководителем организации.