По своей структуру банковская система достаточно сложная и для ее организованной, эффективной и слаженной работы требуется масса усилий. Только тогда сама система будет работать с полной отдачей и максимальной прибылью. На данный момент работа банковской системы во многом зависит от автоматизации системы документооборота, причем в электронном виде.

Сфера банковской деятельности выдвигает жесткие требования ко всем бизнес–процессам. Во многих случаях именно работа с бумагами, сбор множества резолюций и подписей во многом замедляет работу всего штата банковских сотрудников, в то время как ввод именно электронного документооборота и ввод именно электронного визирования документом способна на несколько порядков улучшить и активизировать саму работу внутри системы. Все это достигается за счет того, что можно получать уже подписанные документы в электронном виде, при этом не приходится покидать собственное рабочее место.

Особенности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в банковской системе.

Каждый знает, что по своей сути банковская система характерна определенными особенностями, которые стоит обязательно учесть при вводе СЭД. В первую очередь стоит сказать, что сам банк выступает в роли финансового агента, который оказывает определенные финансовые услуги для физических, так и юридических лиц, а именно:

- выдает кредитные средства;

- размещает финансовые суммы на депозитных счетах;

- проводит переводы финансов между гражданами, предприятиями и за пределы государства;

- проводит обмен валют по установленному курсу;

- проводит выпуск и обслуживание кредитных пластиковых карт и т.д..

Учитывая данный объем работ, стоит сказать, что в самом банке имеются несколько профильных отделов и подразделений – юридический отдел, бухгалтерский и аналитический отдел, отдел маркетинга и отдел кадров, каждый из которых имеет свою внутреннюю документацию.

Сам же документооборот в банковской системе можно условно делить на административный и операционный. При этом административный документооборот напрямую связан с внутренней деятельностью банка – распоряжения и приказы, финансовые отчеты в бухгалтерии и многое иное. Сам же операционный документооборот затрагивает сферу непосредственного обслуживания клиентов банка – это может быть и заявка на выдачу кредита или открытие банковского счета, договора и выписки и многое иное. Именно данный вид документооборота и отображает в себе всю деятельность банковского учреждения и должен проводиться в установленные сроки – операционное время.

Данное распределение документооборота в банковской системе отличает его от оборота документов в иных организациях и учреждениях – именно наличие двух потоков в документообороте и выдвигает особые требования к его автоматизации и вводу СЭД.

Достаточно сказать, что СЭД, которая может с успехом работать в банковой системе, должна характеризоваться определенными моментами:

- способность обеспечивать эффективную работу в распределенной сети;

- эффективное взаимодействие с системами других банковских учреждений;

- возможность визировать документы электронной подписью для дальнейшего ведения документооборота с его юридической значимостью;

- соответствующий масштаб и объем работ.

Также СЭД должна решать определенный перечень задач:

- обладать большой оперативностью в ведении бизнес - процессов, при этом обеспечить коллективную и слаженную работу штата банковских сотрудников. Именно подписание электронных документов цифровой подписью позволяет ускорить работу банковских сотрудников путем оперативного поиска соответствующих документов и отсутствие необходимости согласовывать между собой массу моментов;

- именно СЭД обеспечивает абсолютный надзор и полноценный контроль над документами и работой с ними всеми сотрудниками и подразделениями банка. Если документ заполнен неправильно или не все поля, обязательные к заполнению СЭД попросту не пропустит в оборот данный документ и тем самым обеспечит соблюдение всего стандарта заполнения документа, его правомерность и дальнейшую его правомочность;

- именно СЭД позволяет сократить время работы с клиентами за счет того, что банковские услуги могут предоставляться удаленно посредством сети Интернет;

- при значительном увеличении потока клиентов есть возможность оптимизировать работу банка и документооборота за счет того, что исчезает необходимость вести последний в его бумажном варианте – так увеличивается эффективность работы всех сотрудников банка в операционном документообороте;

- при введении СЭД можно говорить об информационной безопасности всей системы ведения документации в банке, поскольку исключается несанкционированный доступ к сведениям и документам банка. А все банковские сотрудники, являющиеся участниками СЭД имеют свой собственный доступ в систему.

Документооборот и его юридическое значение.

Юридическая значимость документа в системе электронного документооборота достигается за счет цифровой подписи и именно это дает определенную гарантию, что документ является оригиналом и не изменен или подменен, а также то, что именно данный документ оформлен именно конкретным банковским сотрудником.

Проблемы ввода СЭД в банковской системе и их разрешение.
Ввод СЭД в банке достаточно тонкий и кропотливый процесс, в ходе которого могут возникать определенные проблемы и их грамотное и правильное разрешение определяет весь успех внедрения самой системы документооборота и ее нормальное функционирование.

Первой проблемой выступает то, что огромное количество нормативных документов и регуляторных актов, относимых к тем или иным банковским процессам, стоит доработать и модернизировать версию для каждой системы отдельно. Достаточно отметить это разрешается путем поэтапного ввода СЭД и присутствие в штате сотрудников банка профессиональных «внедренцев» и аналитиков.

Еще одной проблемой может быть сложности в самом процессе документооборота – в банках зачастую бизнес – процессы проходят несколько подразделений, и каждый из которых имеет свой уровень подготовленности к работе в автоматизированном режиме. Подобная разбалансированность требует большего времени на окончательное внедрение и ввод автоматизированного процесса. Для ее разрешения можно провести предварительное обследование и тем самым составить рекомендации об уравнении готовности каждого подразделения к работе в автоматизированном режиме и системе электронного документооборота.