Система электронного документооборота
24 февраля 2015 г. — Банки России
Современную ИТ-структуру уже трудно представить без системы электронного документооборота (СЭД). Осталось не так много предприятий, которые не используют эту систему в своей деятельности.
Система электронного документооборота - это система, которая контролирует все операции, связанные с электронным движением документов, обеспечивает бесперебойное управление потоками документаций.
Первоначально система документооборота рассматривалась как средство для автоматического контроля за всеми потоками документов, но в наши дни системы данного класса помогают решить более трудные и непростые задачи. Данная система позволяет управлять не только организационно-управленческой документацией, но и документами внутренней среды организации, такими как: договора, нормативные документы, справочная информация и т.п.
Использование системы электронного документооборота значительно упрощает работу на предприятии, делает ее комфортной. В госсекторе с помощью электронного документооборота решаются важные задачи управления, а также задачи, связанные с населением. 30 % всех проектов, связанных с документооборотом, задействованы в госструктуре. И неспроста, СЭД - это ключевой элемент "электронного правительства".
Основными принципами системы электронного документооборота являются:
- Регистрация документа происходит один раз, это позволяет идентифицировать нужный документ.
- Имеется возможность выполнять параллельно несколько операций. Это помогает сократить не только личное время пользователя, но и время движения документов.
- Документы движутся непрерывно. В следствии чего возможно отследить ответственное лицо на каждом этапе документооборота.
- Единственная в своем роде база документаций. Дублирование документов исключается, так как база единая.
- Хорошо организованная система поиска необходимых документов. Чтобы найти нужный документ, достаточно обладать минимальной информацией.
Система электронного документооборота нашла свое применение в различных сферах деятельности, например, в: делопроизводстве, кадровой, архивной сферах, коллегиальной работе и работе с клиентами.
СЭД - универсальная система, которая позволит существенно сократить затраты на обработку, поиск и хранение документов, а также поможет упорядочить документы в архивах.
Источник: http://www.kancler.by